Personvernerklæring for Clubsite

Sist oppdatert: 25. juli 2026

1. Om denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Scangolf Jarle Midtskogen behandler personopplysninger i forbindelse med Clubsite, Clubsite Admin-appen, nettstedet clubsite.no og tilknyttede tjenester.

Clubsite er et publiserings- og administrasjonssystem for golfklubber. Systemet gjør det blant annet mulig for autoriserte klubbadministratorer å publisere nyheter og annet innhold på klubbens nettsider. Clubsite kan også gi klubbene mulighet til å publisere valgt innhold på klubbens Facebook-side og profesjonelle Instagram-konto.

2. Kontaktinformasjon

Tjenesten leveres av:

Scangolf Jarle Midtskogen
Organisasjonsnummer: 960 294 564
Adresse: Høymyrmarka 270, 1391 Vollen
E-post: post@scangolf.no
Telefon: +47 415 20 802
Nettsted: https://clubsite.no/

Henvendelser om personvern kan sendes til post@scangolf.no med emnet «Personvern».

3. Rollefordeling mellom ScanGolf og golfklubben

Den enkelte golfklubben bestemmer hvorfor og hvordan opplysninger om klubbens medlemmer, kunder, deltakere, ansatte og andre personer skal brukes i Clubsite. Golfklubben er normalt behandlingsansvarlig for disse opplysningene.

ScanGolf behandler slike opplysninger på vegne av golfklubben og opptrer normalt som databehandler. Behandlingen reguleres av avtalen mellom ScanGolf og golfklubben, inkludert en databehandleravtale.

ScanGolf er selv behandlingsansvarlig for opplysninger som er nødvendige for:

• administrasjon av kundeforholdet
• opprettelse og sikring av administratorkontoer
• brukerstøtte
• drift, feilsøking og informasjonssikkerhet
• dokumentasjon av avtaler og lovpålagte forpliktelser
• administrasjon av ScanGolfs egne nettsider og henvendelser

Når en administrator velger å publisere innhold til Facebook eller Instagram, vil Meta også behandle opplysninger etter Metas egne vilkår og personvernregler.

4. Hvilke opplysninger vi behandler

Avhengig av hvilke deler av Clubsite som benyttes, kan vi behandle følgende opplysninger:

Kontakt- og kundeopplysninger

• navn
• arbeidsgiver eller tilknyttet golfklubb
• stilling eller rolle
• telefonnummer
• e-postadresse
• avtale- og fakturainformasjon
• kommunikasjon med ScanGolf

Opplysninger om administratorbrukere

• navn og e-postadresse
• tilknyttet klubb
• brukerrolle og tilgangsnivå
• innloggingsinformasjon
• tidspunkt for innlogging og administrative handlinger
• status for brukerkontoen

Passord skal lagres på en sikker og ikke direkte lesbar måte. ScanGolf ber aldri om passordet til brukerens private Facebook- eller Instagram-konto.

Tekniske opplysninger

• IP-adresse
• tidspunkt for bruk
• nettleser, operativsystem og appversjon
• enhets- og sesjonsinformasjon
• sikkerhetslogger
• feilmeldinger og tekniske hendelser
• hvilke funksjoner som benyttes

Innhold som behandles i Clubsite

Dette kan blant annet være:

• nyheter og artikler
• bilder og videoer
• dokumenter
• publiseringsdatoer
• navn på forfatter eller redaktør
• påmeldinger, bestillinger og andre opplysninger klubben registrerer i systemet

Golfklubben er ansvarlig for at innholdet den legger inn og publiserer, kan behandles og publiseres lovlig.

Opplysninger fra Meta

Når en klubb kobler Facebook eller Instagram til Clubsite, kan vi motta og lagre:

• navn og ID for valgt Facebook-side
• navn, brukernavn og ID for valgt Instagram-konto
• ID for Meta-brukeren som gjennomfører tilkoblingen
• informasjon om hvilke tillatelser som er gitt
• tilgangstoken og utløpstidspunkt
• tidspunkt for tilkobling og frakobling
• ID og status for innlegg som publiseres
• feilmeldinger fra Facebook eller Instagram

Tilgangstokener lagres bare på serveren og skal beskyttes mot uautorisert tilgang. De lagres ikke permanent i mobilappen.

Clubsite bruker ikke Meta-opplysninger til annonsering, profilering eller videresalg.

5. Hvordan opplysningene samles inn

Opplysninger kan samles inn:

• direkte fra brukeren
• fra golfklubben brukeren er tilknyttet
• når Clubsite eller Clubsite Admin-appen benyttes
• fra Meta når en administrator kobler til Facebook eller Instagram
• gjennom tekniske logger og sikkerhetssystemer
• gjennom supporthenvendelser

6. Formål og behandlingsgrunnlag

Levering av Clubsite

Opplysningene brukes for å levere funksjonene golfklubben har bestilt, administrere brukere, publisere innhold og utføre brukerstøtte.

For opplysninger ScanGolf behandler på vegne av golfklubben, er det golfklubben som er ansvarlig for å fastsette behandlingsgrunnlaget.

ScanGolfs behandling av kontakt- og administratoropplysninger kan være nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale.

Facebook- og Instagram-publisering

Meta-opplysninger behandles for å:

• koble riktig klubb til riktig Facebook-side og Instagram-konto
• vise hvilke kontoer som er tilkoblet
• publisere innhold administratoren uttrykkelig har valgt
• vise om publiseringen lyktes eller feilet
• vedlikeholde og sikre tilkoblingen

Publisering skjer bare når en autorisert administrator aktivt velger Facebook og/eller Instagram som publiseringskanal.

Drift og sikkerhet

Tekniske logger brukes for å:

• sikre tjenesten mot misbruk og uautorisert tilgang
• feilsøke
• dokumentere administrative handlinger
• opprettholde stabilitet og sikkerhet

Behandlingen bygger på ScanGolfs berettigede interesse i å levere og sikre tjenesten.

Rettslige forpliktelser

Enkelte opplysninger kan lagres når dette er nødvendig for å overholde bokføringsregler, myndighetskrav eller andre rettslige forpliktelser.

7. Deling av opplysninger

ScanGolf kan dele opplysninger med:

• golfklubben brukeren er tilknyttet
• leverandører av serverdrift, sikkerhetskopiering, e-post og teknisk infrastruktur
• Meta når brukeren velger å koble til eller publisere på Facebook eller Instagram
• betalingsleverandører når en Clubsite-tjeneste benytter betaling
• offentlige myndigheter når ScanGolf er rettslig forpliktet til dette
• rådgivere ved behov for juridisk, regnskapsmessig eller sikkerhetsmessig bistand

Leverandører som behandler personopplysninger på vegne av ScanGolf, skal være bundet av avtaler som regulerer behandlingen.

ScanGolf selger ikke personopplysninger.

8. Behandling utenfor EØS

Enkelte leverandører, herunder Meta, kan behandle opplysninger i eller gjøre opplysninger tilgjengelige fra land utenfor EØS.

Når ScanGolf er ansvarlig for en slik overføring, skal det benyttes et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak etter gjeldende personvernregler.

9. Lagringstid

Personopplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Som hovedregel gjelder følgende:

• Kunde- og kontaktopplysninger lagres så lenge kundeforholdet varer og deretter så lenge det er nødvendig for dokumentasjon og lovpålagte krav.
• Administratoropplysninger lagres så lenge brukeren har tilgang til Clubsite.
• Innhold som golfklubben lagrer, beholdes og slettes etter klubbens instruks og avtalen med ScanGolf.
• Tilgangstokener fra Meta slettes eller gjøres ubrukelige når tilkoblingen kobles fra.
• Andre Meta-identifikatorer og tilkoblingsopplysninger slettes senest 30 dager etter frakobling, med mindre de må beholdes av sikkerhetsmessige eller rettslige årsaker.
• Kopier i sikkerhetskopier slettes gjennom ordinær overskriving senest innen 90 dager.
• Tekniske sikkerhets- og hendelseslogger lagres normalt i inntil 12 måneder, med mindre en konkret sikkerhetshendelse gjør lengre lagring nødvendig.

Lagringstidene må justeres dersom Clubsites faktiske rutiner er annerledes.

10. Sikkerhet

ScanGolf benytter tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysninger mot tap, misbruk, endring og uautorisert tilgang.

Tiltakene omfatter blant annet:

• tilgangsstyring basert på brukerroller
• kryptert kommunikasjon
• sikker lagring av passord
• begrenset tilgang til produksjonssystemer
• logging av sikkerhetsrelevante hendelser
• sikkerhetskopiering
• oppdatering og vedlikehold av systemene
• beskyttet lagring av tilgangstokener

Ingen internettbasert tjeneste kan garantere absolutt sikkerhet.

11. Den registrertes rettigheter

Når ScanGolf er behandlingsansvarlig, kan den registrerte ha rett til:

• informasjon om behandlingen
• innsyn i egne opplysninger
• retting av feilaktige opplysninger
• sletting
• begrensning av behandlingen
• å protestere mot enkelte behandlinger
• dataportabilitet når vilkårene er oppfylt
• å trekke tilbake et samtykke

Når opplysningene behandles på vegne av en golfklubb, bør henvendelsen i utgangspunktet sendes til golfklubben. ScanGolf vil bistå golfklubben med å behandle forespørselen.

Henvendelser til ScanGolf kan sendes til post@scangolf.no.

Den registrerte har også rett til å klage til Datatilsynet.

12. Automatiserte avgjørelser

Clubsite benytter ikke personopplysninger til automatiserte individuelle avgjørelser som har rettslige eller tilsvarende vesentlige virkninger for brukeren.

13. Informasjonskapsler

Clubsite.no kan bruke nødvendige informasjonskapsler for sikkerhet, innlogging og grunnleggende funksjonalitet.

Analyse-, markedsførings- eller andre valgfrie informasjonskapsler aktiveres bare i samsvar med brukerens valg i nettstedets samtykkeløsning.

14. Endringer

Denne personvernerklæringen kan oppdateres når tjenesten eller regelverket endres.

Ved vesentlige endringer vil berørte brukere eller kunder bli informert på en egnet måte. Datoen øverst viser når erklæringen sist ble oppdatert.